Word邮件合并功能怎么用_Word邮件合并功能详细使用教程

使用Word邮件合并功能可批量生成个性化文档，首先创建主文档和Excel数据源，再通过邮件选项卡启动向导选择文档类型并连接数据源，接着插入姓名等合并域实现内容定制，最后预览确认无误后完成合并生成每份独立文档。

如果您需要批量生成个性化的文档，例如向多位收件人发送定制化的通知或邀请函，可以使用Word的邮件合并功能来高效完成任务。该功能能够将主文档与数据源结合，自动生成多个定制化文档。

本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11

一、准备主文档和数据源

邮件合并的第一步是创建一个主文档（即模板）和一个包含收件人信息的数据源文件。主文档中包含固定内容和可变字段，数据源通常为Excel表格或Access数据库。

1、打开Word，新建一个空白文档作为主文档。

2、输入您希望在每封邮件中都出现的通用内容，例如“尊敬的客户：”。

3、准备一个Excel文件，包含姓名、地址、邮箱等列标题，并填入每位收件人的具体信息。

4、保存Excel文件，确保列标题清晰且无重复，这是成功连接数据源的关键。

二、启动邮件合并向导

Word内置了邮件合并向导，可以帮助用户逐步完成整个流程。通过向导可以轻松选择文档类型、设置数据源并插入合并域。

1、在Word中点击“邮件”选项卡，然后选择“开始邮件合并”。

2、从下拉菜单中选择文档类型，如“信函”、“电子邮件”或“标签”。

3、点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”。

4、浏览并选中之前保存的Excel文件，确认后系统会提示选择工作表。

5、勾选包含数据的工作表，确保第一行包含列标题，然后点击“确定”。

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三、插入合并域

合并域是代表数据源中每一列的占位符，它们将在最终文档中被实际数据替换。正确插入这些字段是实现个性化内容的核心步骤。

1、将光标定位到需要插入变量的位置，例如称呼后的空格处。

2、点击“插入合并域”，从弹出列表中选择“姓名”字段。

3、继续插入其他字段，如“公司名称”、“职位”等，根据需要调整格式。

4、可在字段前后添加适当文字，使语句通顺自然，例如：“您好，«姓名»先生/女士”。

四、预览并完成合并

在正式生成文档前，预览功能允许检查每一封个性化文档的显示效果，确保内容准确无误。

1、点击“预览结果”按钮，查看第一条记录生成的内容。

2、使用左右箭头切换不同记录，确认所有字段均正确显示。

3、若发现格式问题，可返回编辑主文档或调整字段位置。

4、确认无误后，点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”以生成全部内容。

5、在弹出窗口中选择“全部”，然后点击“确定”，系统将自动生成一个新的多页文档，每页对应一位收件人。

以上就是Word邮件合并功能怎么用_Word邮件合并功能详细使用教程的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！