Word邮件合并功能怎么使用_Word邮件合并批量生成文档教程

使用Word邮件合并功能可批量生成个性化文档，首先创建主文档并准备含姓名、工资等信息的Excel数据源，接着通过“邮件”选项卡导入数据并插入合并域，预览确认后选择生成新文档、打印或导出为PDF，实现高效分发。

如果您需要向多个收件人发送内容相似但个人信息不同的文档，例如通知、邀请函或工资条，可以使用Word的邮件合并功能来高效完成。该功能允许您将主文档与数据源结合，批量生成个性化文档。

本文运行环境：联想ThinkPad X1 Carbon，Windows 11

一、准备主文档和数据源

邮件合并的第一步是创建一个主文档模板，并准备好包含收件人信息的数据源文件。主文档用于设定整体格式，数据源则提供每份文档中变化的内容，如姓名、地址等。

1、打开Word，新建一个空白文档作为主文档。

2、输入文档的固定内容，例如“尊敬的«姓名»：您好，您的本月工资为«工资»元。”

3、保存此文档以便后续操作。

4、准备数据源文件，可使用Excel表格，列标题为“姓名”、“工资”等字段名，下方填入对应数据。

5、确保Excel文件已正确保存，路径清晰可访问。

二、启动邮件合并向导

通过Word内置的邮件合并向导，您可以逐步完成文档与数据源的连接，并插入动态字段。

1、在Word中点击顶部菜单栏的“邮件”选项卡。

2、点击“开始邮件合并”，选择“信函”类型。

3、点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”。

4、浏览并选中之前准备好的Excel文件，确认导入数据源。

5、系统会提示选择工作表，勾选包含数据的工作表后点击“确定”。

三、插入合并域

合并域是代表数据源中各列字段的占位符，插入到主文档后会在最终生成时被实际数据替换。

1、将光标定位到需要插入变量的位置，例如“尊敬的”后面。

2、点击“插入合并域”，从下拉菜单中选择“姓名”。

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3、继续在相应位置插入其他字段，如“工资”、“部门”等。

4、可对插入的域进行格式设置，例如加粗或换行，以保证输出美观。

5、检查所有字段是否正确插入且位置无误。

四、预览并生成文档

在正式生成前，可通过预览功能查看每份文档的实际效果，确保内容准确无误。

1、点击“预览结果”按钮，Word会用真实数据填充文档。

2、使用左右箭头切换不同记录，查看每位收件人的个性化内容。

3、若发现格式问题，可退出预览模式进行调整。

4、确认无误后，点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。

5、系统将生成一个新文档，包含所有记录对应的独立页面。

五、直接打印或导出为PDF

除了生成新文档，您也可以选择直接打印或将合并结果导出为PDF文件，便于分发。

1、点击“完成并合并”后，选择“打印文档”可直接进入打印界面。

2、若选择“发送电子邮件”，需确保数据源中有邮箱字段，并配置好SMTP服务。

3、选择“导出为PDF”时，在弹出窗口中设置范围（全部或指定记录）。

4、指定保存路径和文件名，点击“发布”即可生成PDF版本。

5、生成的PDF文件可用于存档或通过电子方式发送给每位收件人。

以上就是Word邮件合并功能怎么使用_Word邮件合并批量生成文档教程的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！