答案：Excel加密分工作簿和工作表两种，前者限制文件打开，后者防止内容修改。操作路径分别为“文件-信息-用密码加密”和“审阅-保护工作表/工作簿”。密码需强且妥善保管，因无法找回；旧版兼容性差，多人协作管理复杂。此外，可结合只读模式、数字签名、IRM权限管理和系统级权限提升安全性。
Excel文件加密设置密码保护，核心在于限制对文件内容的访问或修改。这主要分为两种情况：一是给整个工作簿设置密码，这能防止未经授权的人打开文件；二是给特定的工作表设置密码，这通常是为了防止误操作或限制某些内容的编辑，但文件本身还是可以打开的。选择哪种方式，取决于你想要保护的范围和深度。
解决方案
要给Excel文件设置密码保护，无论是针对整个工作簿还是单个工作表，操作步骤都比较直观。
加密整个Excel工作簿（文件）
这是最常见的保护方式，目的在于阻止未经授权的用户打开或修改整个文件。
- 打开你需要加密的Excel文件。
- 点击左上角的“文件”选项卡。
- 在出现的菜单中，选择“信息”（或“保护工作簿”）。
- 你会看到一个“保护工作簿”的选项，点击它，然后选择“用密码进行加密”。
- 此时会弹出一个“加密文档”的对话框，输入你想要设置的密码，然后点击“确定”。
- 系统会提示你再次输入密码进行确认，确保没有输错。输入后再次点击“确定”。
- 完成上述步骤后，记得保存你的Excel文件（Ctrl+S或点击保存图标）。如果不保存，加密设置将不会生效。下次再打开这个文件时，就需要输入密码了。
我个人觉得，这种加密方式虽然有效，但一旦密码丢失，文件基本就废了，所以密码管理非常重要。
加密Excel工作表（或工作簿结构）
这种方式更侧重于防止对特定内容的修改或对工作簿结构的改动，而不是阻止文件打开。
- 打开你的Excel文件，并切换到你想要保护的工作表。
- 在顶部菜单栏中，找到“审阅”选项卡。
- 在“审阅”选项卡下，你会看到“保护工作表”和“保护工作簿”两个选项。
- 保护工作表： 点击“保护工作表”。弹出的对话框中，你可以勾选允许用户执行的操作，比如“选定锁定单元格”、“选定未锁定单元格”等。在最上面的密码框中输入你的密码，然后点击“确定”。再次输入密码确认。这样，没有密码就无法修改该工作表上被锁定的单元格内容。
- 保护工作簿： 如果你点击的是“保护工作簿”，它主要保护的是工作簿的结构，比如防止用户添加、删除、重命名、隐藏或取消隐藏工作表。同样，输入密码并确认。
需要注意的是，工作表保护默认只对“锁定”的单元格生效。Excel中所有单元格默认都是锁定的，但只有在“保护工作表”生效后，这种锁定才真正起作用。如果你想让某些单元格可以被编辑，需要在保护工作表之前，选中这些单元格，右键选择“设置单元格格式”，在“保护”选项卡中取消勾选“锁定”。
Excel加密文件有哪些限制和注意事项？
加密文件听起来很美好，但实际操作中，它并非万无一失，也不是没有代价。我常常会遇到一些用户觉得加密后就高枕无忧了，但其实有些细节是需要留意的。
一个明显的限制是密码的强度。如果你设置的密码过于简单，比如“123456”或者你的生日，那这种加密形同虚设，很容易被猜到或暴力破解。强密码通常是大小写字母、数字和特殊符号的组合，且长度足够。
其次，忘记密码的后果是灾难性的。Excel的密码保护机制在设计上是相当严格的，微软官方并没有提供“找回密码”的服务。一旦你忘记了加密整个工作簿的密码，那么这个文件基本上就打不开了，里面的数据很可能就永久丢失了。这在我看来，是使用加密功能最大的风险点，所以务必将密码妥善保管。
再者，Excel的密码保护并不是绝对的安全。对于一些专业的攻击者或数据恢复工具来说，某些加密方式（尤其是老版本的Excel文件加密）可能存在被破解的风险。虽然对于普通用户来说，这已经足够阻止大多数非授权访问了，但如果你处理的是极度敏感的数据，可能还需要结合其他更高级的数据安全措施。
兼容性问题也值得一提。如果你用新版Excel（比如Office 365或Excel 2019/2021）加密的文件，在一些非常老旧的Excel版本（如Excel 2003或更早）上打开时，可能会遇到兼容性问题，甚至无法打开。虽然现在大部分用户都升级了软件，但如果你的协作对象还在使用老版本，这点就需要考虑。
最后，在多人协作的环境中，密码管理会变得复杂。如果一个加密文件需要多人编辑，那么所有人都需要知道密码。这无疑增加了密码泄露的风险，也使得权限管理变得不那么灵活。你可能需要定期更换密码，但这又会带来新的沟通成本。
Excel工作表和工作簿加密有什么区别？
理解这两种加密方式的差异，对于你如何有效地保护Excel数据至关重要。我发现很多初学者会混淆它们，导致保护效果不如预期。
工作簿加密，顾名思义，是针对整个Excel文件进行的。它的主要作用是限制对整个文件的访问。当你对工作簿设置了密码，那么任何想要打开这个文件的人，都必须输入正确的密码。如果没有密码，文件根本无法打开。这就像给你的房子装了一把大锁，没有钥匙，任何人都进不去。这种加密方式通常用于保护文件的整体机密性，确保只有授权用户才能查看文件内容。它还可以选择性地保护工作簿的结构，比如防止用户添加、删除、重命名或隐藏工作表。
而工作表加密，则是针对Excel文件内部的特定工作表进行的。它的主要作用是限制对特定工作表内容的修改，防止误操作或非授权编辑。当你保护一个工作表时，文件本身是可以被打开的，但该工作表上的某些操作（比如修改单元格内容、插入/删除行或列、更改格式等）会被限制，除非输入正确的密码。这更像是给房子里的某个房间上了一把锁，你虽然可以进入房子，但不能随意进入或改动那个房间里的东西。工作表加密通常用于在文件共享时，允许用户查看数据，但限制他们修改关键数据或公式，确保数据的完整性和准确性。
简单来说，工作簿加密是“门禁”，控制谁能进入；工作表加密是“房间内规”，控制进入后能做什么。工作簿加密的安全性更高，因为它直接阻止了未授权访问；而工作表加密则是一种细粒度的权限管理，主要防止内部操作失误或恶意修改。选择哪种方式，完全取决于你想要达到的保护目标：是防止文件被看，还是防止文件内容被改。
除了密码保护，Excel还有哪些数据安全措施？
虽然密码保护是Excel最直接的数据安全手段，但在实际工作中，我们还有很多其他的策略可以用来增强数据安全性。我个人觉得，安全从来都不是单一措施就能解决的，它是一个多层次、多维度的体系。
一个非常实用的做法是设置文件为“只读”模式。当你将文件保存为“只读”时，打开文件的人只能查看内容，不能直接保存修改。如果他们想修改，必须另存为新文件。这在很多场景下非常有用，比如你分享一个报告给很多人，但又不希望他们修改原始数据。你可以在“另存为”对话框中，点击“工具”->“常规选项”，勾选“建议只读”。
利用Excel的共享工作簿功能，虽然现在不常用，但在特定协作场景下仍有价值。它可以允许多人同时编辑一个文件，但你也可以通过“保护并共享工作簿”来限制哪些用户可以进行哪些修改。不过，我发现这个功能在现代协作工具（如OneDrive、SharePoint或Google Sheets）面前显得有些过时和笨重。
数字签名是另一种提升文件可信度和完整性的方式。通过数字签名，你可以验证文件的来源（是谁创建的）以及文件在传输过程中是否被篡改。这对于确保文件的真实性非常重要，尤其是在处理合同、财务报表等关键文档时。你可以在“文件”->“信息”->“保护工作簿”->“添加数字签名”中找到这个选项。
更高级的企业级应用中，信息权限管理（IRM）可以提供更强大的权限控制。这通常是微软Office 365企业版或Windows Server AD RMS（Active Directory Rights Management Services）的一部分。IRM允许你定义非常细致的权限，比如哪些人可以查看、编辑、打印或转发文件，甚至可以设置文件的过期时间。这种方式远超Excel自带的简单密码保护，适用于对数据安全有极高要求的组织。
最后，也是最基础但常常被忽视的，是定期备份和操作系统层面的文件权限管理。无论你的Excel文件加密有多严密，如果硬盘损坏，数据依然会丢失。所以，定期将重要文件备份到不同的存储介质是必须的。同时，在Windows等操作系统中，你可以通过NTFS权限来控制哪些用户或用户组可以访问、修改或删除特定文件夹或文件，这为Excel文件提供了额外的安全层。这相当于在Excel内部保护之外，又加了一层外部的物理屏障。
