通过设置邮件规则可实现Outlook自动分类。首先使用规则向导选择条件与操作，如按发件人或关键词将邮件移至指定文件夹；其次可通过高级选项创建多条件组合规则，并添加标记、类别等操作；结合颜色类别功能可直观区分邮件类型；对于复杂需求，可利用VBA脚本监听邮件事件实现深度自动化处理，提升信息管理效率。
如果您希望在Outlook中自动管理收到的邮件，避免重要信息被遗漏或混杂在大量邮件中，可以通过设置邮件规则实现自动分类。以下是创建和配置邮件自动分类规则的具体步骤：
一、通过规则向导创建自动分类规则
使用Outlook内置的规则向导可以快速设置基于特定条件的邮件分类规则，适用于大多数常见场景。
1、打开Outlook客户端，点击顶部菜单栏的“文件”选项。
2、选择“管理规则和警报”，在弹出的窗口中点击“新建规则”。
3、在“从空白规则开始”部分选择“对我接收的邮件应用规则”，然后点击“下一步”。
4、选择触发条件，例如勾选“其中发件人位于我的通讯簿中”或“主题中包含特定词语”，根据需要设定具体条件并点击“下一步”。
5、选择执行操作，如“将邮件移至指定文件夹”，然后在下方链接中选择目标文件夹，若无合适文件夹可点击“新建”创建。
6、根据需要添加例外条件，完成后点击“下一步”，为规则命名并勾选“启用此规则”，最后点击“完成”保存。
二、手动创建高级规则进行精细分类
对于更复杂的分类需求，例如结合多个字段或使用正则表达式级别的匹配，可通过自定义规则实现更高自由度的控制。
1、进入“管理规则和警报”窗口后，点击“新建规则”，选择“使用高级选项创建规则”。
2、在条件设置界面，可同时选择多个条件，例如“来自某人”且“邮件主题包含关键词”以及“邮件正文包含特定短语”。
3、每添加一个条件后需点击“添加条件”确认，系统会生成组合逻辑判断，确保只有满足全部条件的邮件才会被处理。
4、在操作设置中，除移动邮件外，还可选择“标记邮件为重要”、“分配类别”或“播放声音”等附加行为。
5、完成设置后命名规则并启用，建议勾选“对已在收件箱中的邮件运行此规则”以立即生效。
三、利用颜色类别与标签辅助分类
结合颜色类别功能可以让分类结果更加直观，便于后续查找与归档。
1、在规则操作步骤中选择“分配类别”，然后从下拉列表中选择已有颜色类别或新建一个带颜色标识的类别。
2、例如为所有项目A相关的邮件设置“红色-项目A”类别，后续可在视图中按类别筛选查看。
3、已分配类别的邮件会在邮件列表中显示对应的颜色标记，提升视觉辨识效率。
4、可在“主页”选项卡下的“标记”组中管理类别名称、颜色及快捷键，实现个性化配置。
四、通过VBA脚本实现自动化深度处理
当内置规则无法满足复杂逻辑时，可借助VBA编写自定义脚本来实现高度自动化的邮件分类。
1、按下Alt + F11打开VBA编辑器，在左侧项目树中找到“此Outlook会话”并双击进入代码区。
2、插入新模块，并编写监听新邮件到达事件的脚本，例如检查发件域、附件类型或正文结构。
3、脚本中可调用Move方法将邮件移动到指定文件夹，或使用CustomProperty添加元数据标记。
4、保存后重启Outlook并启用宏，确保信任中心设置允许运行VBA代码。
