定期备份Outlook数据可防止信息丢失，主要通过导出PST文件实现；设置自动归档能优化性能；恢复时导入PST文件即可还原邮件、联系人等。建议每月执行备份并验证文件有效性，确保数据安全。
在日常办公中，Outlook作为常用的邮件管理工具，保存着大量重要邮件、联系人和日程信息。一旦数据丢失，可能带来严重后果。因此，定期进行数据备份与存档，并掌握高效恢复方法，是确保工作效率和信息安全的关键。
一、理解Outlook数据文件（PST与OST）
Outlook使用两种主要数据文件：
- PST文件：个人存储表，用于POP3账户或手动归档，支持本地保存与备份。
- OST文件：脱机存储表，用于Exchange或Microsoft 365账户，与服务器同步，一般不直接用于备份。
备份操作主要针对PST文件，因其可独立导出、迁移和恢复。
二、手动备份Outlook数据（导出为PST文件）
通过导出功能创建完整的数据副本，是最可靠的备份方式。
- 打开Outlook，点击文件 → 另存为。
- 选择“将当前邮箱导出到文件”，点击下一步。
- 选择“Outlook数据文件（.pst）”，继续。
- 勾选要备份的文件夹（如收件箱、联系人、日历等）。
- 设置保存路径，建议命名包含日期，例如“Backup_20241001.pst”。
- 完成向导，备份即生成。
将该PST文件复制到外部硬盘、云盘或安全目录，防止本地损坏导致丢失。
三、自动归档设置，减少主邮箱负担
启用自动归档可定期将旧邮件移至归档文件，提升性能并保留历史记录。
- 进入文件 → 选项 → 高级，点击“自动归档”设置。
- 勾选“运行自动归档”，设定周期（如每14天）。
- 指定项目移动时间（如超过6个月的邮件）。
- 确认归档文件保存位置，避免误删。
注意：自动归档不影响已备份的PST文件，仅管理主邮箱内容展示。
四、从备份中恢复Outlook邮箱数据
当需要恢复邮件、联系人或日历时，可通过导入PST文件快速还原。
- 打开Outlook，进入文件 → 打开和导出 → 导入/导出。
- 选择“从另一程序或文件导入”，点击下一步。
- 选择“Outlook数据文件（.pst）”，浏览并选择备份文件。
- 选择合并方式：可添加到当前邮箱，或在新文件夹下查看。
- 完成导入后，数据将出现在左侧文件夹列表中。
若原账户缺失，可直接通过“文件 → 打开 → 打开Outlook数据文件”加载PST查看内容。
基本上就这些。定期备份、合理归档、熟悉恢复流程，能有效避免数据意外丢失带来的困扰。关键操作建议每月执行一次，并验证PST文件可正常打开，确保备份有效。
