电子发票、纸质发票、专用发票有什么不同？报销时注意什么？【税务必读】

电子发票、纸质发票与专用发票在票面结构、法律效力及操作要求上存在显著差异：电子发票以OFD/PDF格式承载电子签名，纸质发票需加盖实体章，专用发票仅限一般纳税人开具且具备进项税抵扣功能；三者在联次、交付、报销归档、作废红冲及查验防重方面均有不同法定要求。

如果您在报销过程中收到电子发票、纸质发票或专用发票，但对三者类型、法律效力及操作要求存在混淆，则可能影响入账合规性与税务抵扣。以下是区分与报销注意事项的实操说明：

一、票面结构与法定属性差异

电子发票以OFD或PDF格式存在，采用国家税务总局认证的电子签名替代实体印章；纸质发票为物理印刷载体，必须加盖发票专用章；专用发票特指增值税专用发票，仅限一般纳税人开具，票面含“增值税专用发票”字样及12位发票代码（以011开头），具备抵扣进项税功能。普通纸质发票或电子普通发票则无此权限。

1、查看发票标题栏：若显示“增值税专用发票”，即为专票；若仅标“增值税普通发票”或无“专用”字样，即为普票。

2、核对发票代码位数：电子专票与纸质专票均为12位代码，普票为10位；代码首位为0、1、2、3属普票，以011开头属专票。

3、查验签章形式：电子发票无实体章，仅有可验证的电子签名；纸质发票必须在发票联、抵扣联加盖清晰发票专用章；电子专票不显示“销售方：（章）”栏次。

二、联次与交付方式不同

纸质专票分三联（记账联、抵扣联、发票联）或六联，需分别留存与传递；电子专票仅有一联，销售方与受票方共享同一数字文件；纸质普票通常为两联，电子普票亦为单联。交付上，电子发票通过短信、邮箱、税务UKey或电子发票服务平台自动推送；纸质发票依赖人工邮寄、现场领取或快递送达，易发生丢失或延迟。

1、接收电子发票后，应立即登录全国增值税发票查验平台核验真伪并下载原始OFD文件。

2、收到纸质专票时，须同步检查发票联与抵扣联是否齐全、印章是否完整清晰，缺一不可用于抵扣。

3、电子发票报销前，不得仅保存截图或网页图片，必须获取可验证签名的原始OFD或PDF版式文件。

三、报销入账归档的法定要求

依据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），电子发票作为电子会计凭证，报销入账须满足三项条件：真实来源、可靠存储、可验证签名；未满足者，须同时保存打印件与原始电子文件。纸质发票按传统方式粘贴归档即可，但专票抵扣联须单独装订备查。

1、报销电子发票时，需在财务系统中上传带有有效电子签名的OFD源文件，不可仅上传打印件扫描图。

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2、单位如使用电子会计档案系统，应确保该系统支持OFD文件解析与签名验签功能，并保留至少10年原始数据可追溯路径。

3、纸质专票报销时，须将发票联与抵扣联一同提交财务，仅提供发票联不可完成进项税抵扣。

四、作废与红冲规则差异

纸质专票符合作废条件（当月开具、未抄税、未记账、未交付）可直接作废；电子专票及所有电子普票一律不得作废，只能通过开具红字信息表进行冲红。纸质普票可直接开具负数发票，电子普票亦同。冲红操作直接影响进项税转出与账务调整，错误操作将导致税务风险。

1、发现电子专票开具有误，须由销售方或购买方根据抵扣状态，在电子税务局填写并上传《开具红字增值税专用发票信息表》。

2、已认证抵扣的电子专票，必须由购买方发起红字信息表申请，销售方不得擅自冲红。

3、纸质专票作废时，须收回全部联次并在各联注明“作废”字样，未收回联次不得作废。

五、真伪查验与重复报销防控

电子发票可通过全国增值税发票查验平台实时查验，支持多次验证且记录留痕；纸质发票需比对纸质防伪特征（如水印、荧光油墨），查验效率低且易疏漏。重复报销是电子发票管理高频风险点，因同一张电子发票可被多次打印、多次提交，必须依赖系统级查重机制。

1、财务人员在受理电子发票报销前，必须在查验平台输入发票代码、号码、开票日期、金额进行逐票人工核验，不可跳过。

2、单位应部署电子发票台账系统，自动采集发票XML元数据，实现基于发票代码+号码+校验码的唯一性识别，拦截重复提交。

3、对ETC等批量生成的电子发票，须启用智能台账模块，按车牌号、行程时间、金额区间进行交叉比对，防范拆分报销。

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