Word邮件合并可批量生成个性化邀请函或工资条：先准备含«字段名»占位符的主文档和字段匹配的Excel数据源；再通过“邮件”选项卡启动向导，选择文档类型并连接数据源；接着插入合并域并预览核对；最后完成合并生成独立文档或直接打印。
如果您需要为多位收件人批量生成格式统一的邀请函或工资条，Word邮件合并功能可将主文档与数据源自动关联并输出个性化结果。以下是实现此功能的具体步骤：
一、准备主文档与数据源
邮件合并需两个基础组件：一是包含固定内容和占位符的主文档（如邀请函模板），二是存储变动信息的外部数据源（如Excel表格）。二者结构必须匹配，字段名须完全一致且无空格或特殊字符。
1、新建一个Word文档，输入邀请函通用文字，例如“尊敬的«姓名»先生/女士：诚邀您参加……”。
2、在需插入变量的位置，预留占位符，格式为«字段名»，如«姓名»、«部门»、«金额»等，确保字段名与后续Excel列标题完全相同。
3、另建Excel工作表，在第一行输入字段标题，如“姓名”“部门”“职位”“基本工资”“实发金额”，第二行起逐条填写对应人员信息，保存为.xlsx格式。
二、启动邮件合并向导
Word内置的邮件合并向导可引导用户完成文档类型选择、数据源连接及字段映射，避免手动配置错误。该过程不依赖第三方插件，所有操作均在“邮件”选项卡内完成。
1、在已编辑好的Word主文档中，切换至“邮件”选项卡。
2、点击“开始邮件合并”→“信函”（邀请函选此项；工资条建议选“目录”，因其更适配多行重复布局）。
3、点击“选择收件人”→“使用现有列表”，浏览并选中前述Excel文件，勾选含标题的表格工作表，确认导入。
三、插入合并域并预览结果
合并域是主文档中动态替换数据的标记位置，其内容将随每条记录实时更新。插入后可通过预览功能逐条核对字段映射是否准确，防止错位或遗漏。
1、将光标置于需插入变量的位置，例如称呼后空格处。
2、点击“插入合并域”下拉菜单，从中选择对应字段，如“姓名”，Word自动插入«姓名»占位符。
3、重复上述操作，依次插入«部门»«日期»等所需字段，全部完成后点击“预览结果”按钮，拖动下方进度条查看各条记录渲染效果。
四、完成合并并输出文件
预览无误后，可将合并结果生成独立文档或直接打印。生成方式分为“编辑单个文档”和“打印”两种路径，前者便于二次校对与存档，后者适用于大批量即时输出。
1、点击“完成并合并”→“编辑单个文档”，在弹出窗口中选择“全部”，Word新建一个文档，内含每位收件人的完整邀请函或工资条。
2、新文档中每份内容以分节符隔开，可全选复制至新文件，或用Ctrl+H批量替换多余空行。
3、如需直接打印，返回原主文档，点击“完成并合并”→“打印文档”，系统调用打印机驱动，按顺序输出全部记录。
五、处理工资条特殊排版
工资条通常需呈现多栏结构（如姓名、基本工资、绩效、扣款、实发等），且常要求每人一条横向表格或分栏布局。此时不宜使用默认信函格式，应改用目录合并类型，并配合制表符或表格控制显示效果。
1、在主文档中插入一个单行三列表格，宽度设为页面宽度，边框设为无边框，用于模拟工资条横向结构。
2、在表格各单元格内分别插入«姓名»«基本工资»«实发金额»等合并域，确保字段顺序与Excel列序一致。
3、完成域插入后，点击“邮件”→“更新标签”，再执行“完成并合并”→“编辑单个文档”，即可生成每行为一条工资条的连续列表。
