AI邮件提示词需结构化设计：一、工作汇报要明确时间/任务/数据/计划；二、客户跟进须重申价值+轻量行动；三、协作请求需颗粒度/标准/节点；四、会议邀约强调目的/议程/准备/拒绝路径；五、投诉回应须事实精准+归因具体+动作闭环。
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如果您需要借助AI工具快速生成专业、得体的邮件内容，但不确定如何设计精准提示词以适配不同沟通场景，则可能是由于缺乏针对具体语境的结构化指令。以下是适用于多种高频邮件场景的提示词模板：
一、撰写工作汇报邮件
该提示词用于引导AI生成条理清晰、重点突出、语气谦逊的工作进展汇报，适用于向上级或跨部门同步阶段性成果。核心在于明确时间范围、交付物、关键数据及后续计划。
1、在提示框中输入：“你是一位资深项目经理，请为我撰写一封发给直属上级的周工作汇报邮件，时间范围为本周一至本周五，内容需包含：已完成的3项关键任务（每项含简要结果与量化指标）、1项延迟事项及原因说明、下周2项优先级最高的待办事项。”
2、补充约束条件：“使用正式但不过度刻板的职场书面语，段落间空一行，不使用项目符号，结尾用‘请审阅’收束。”
3、运行生成后，检查是否出现模糊表述如“一些任务”“大概完成”，如有则替换为具体名称与数字，并确认所有数据单位统一（如“提升23%”而非“提升约两成”）。
二、起草客户跟进邮件
该提示词聚焦于重建信任、推动决策、避免销售感过重，适用于产品演示后或报价发出后的温和催促场景。需隐含价值重申与低压力行动指引。
1、在提示框中输入：“你是一位客户成功经理，请代我写一封发给已试用我司SaaS产品的客户的跟进邮件，客户姓名为李敏，试用期还剩3天，此前她重点关注报表导出与权限分级功能。”
2、添加角色与语气限定：“采用友好而专业的第二人称口吻，首句点明其关注点已被优化（附简短说明），第二段提供1个具体操作建议（如‘可点击右上角齿轮图标查看新权限模板’），结尾仅提供一个明确轻量动作（如‘点击此处预约15分钟配置答疑’），不出现‘尽快回复’‘期待签约’等施压表述。”
3、生成后核查是否出现泛称“贵公司”，如有则替换为对方实际公司名；确认所有功能名称与客户系统界面文字完全一致（如“组织架构管理”不可简写为“架构设置”）。
三、编写内部协作请求邮件
该提示词旨在降低接收方响应成本，通过前置明确需求颗粒度、交付标准与截止节点，减少来回确认。适用于向其他部门同事索取资料、排期或审核支持。
1、在提示框中输入：“你是一位市场部活动负责人，请帮我起草一封发给设计部王磊的协作请求邮件，需其在下周五18:00前提供618大促主视觉初稿（尺寸1920×1080px，主色为#FF6B35与#2D4059，需包含品牌LOGO安全区标注）。”
2、嵌入结构化要求：“邮件开头用一句话说明该物料用途（用于官网横幅及线下展架），正文分三点列出：①必须包含的3个视觉元素（促销标语、倒计时模块、二维码位置示意）；②参考样稿链接（https://xxx.com/ref-618）；③验收标准（无字体版权风险、PSD图层命名规范、提供PNG预览图）。”
3、执行前确认提示词中所有时间节点均为具体日期+时间（如“6月7日（周五）18:00”），禁用“尽快”“早日”等模糊表述；生成后核对附件名称是否与提示词中要求完全一致（如“618主视觉初稿_V1.psd”）。
四、生成会议邀约邮件
该提示词强调信息零歧义，确保收件人能一次性获取会议目的、议程权重、会前准备项及拒绝路径，避免开放式提问消耗对方决策精力。
1、在提示框中输入：“你是一位技术总监助理，请拟写一封发给研发组全体成员的会议邀约邮件，主题为‘Q3微服务重构方案评审会’，时间为6月12日（周三）14:00–15:30，地点为3楼A会议室（含线上接入链接：https://meet/xxx）。”
2、加入强制性要素：“邮件首段说明本次会议唯一目标（确认API网关迁移路径），第二段用编号列出3项议程（①架构组汇报当前瓶颈与候选方案，②各业务线代表陈述接口改造影响评估，③集体表决是否采纳方案A）；第三段注明会前必须完成的动作（阅读附件《方案对比表V2.1》并标注疑问点）；末尾提供明确拒绝方式（‘如无法出席，请于6月10日12:00前邮件回复‘缺席’并指定替代参会人’）。”
3、生成后验证所有时间均带星期几与具体年份（如“2024年6月12日（周三）”），检查线上链接是否为可点击格式，确认附件名称与提示词中完全匹配（包括版本号与扩展名）。
五、修改投诉回应邮件
该提示词用于将原始草稿转化为合规、共情、可执行的客户安抚文本，重点规避推诿话术与过度承诺，确保每个问题点对应唯一解决动作与责任人。
1、在提示框中输入：“你是一位客服主管，请基于以下事实改写客户投诉回应邮件：客户张伟于6月5日反馈订单#88921物流超期未送达，经查系第三方承运商系统故障导致单号未更新，实际货物已于6月4日签收；我方已在6月6日补发赠品（定制保温杯），快递单号SF123456789。”
2、设定表达红线：“禁用‘系统异常’‘不可抗力’等归因模糊词汇，改为‘承运商物流信息系统临时中断’；不出现‘深表歉意’‘万分抱歉’等空洞致歉，替换为‘我们已同步向承运商追责并升级对接机制’；每项补偿措施后必须标注执行状态（如‘赠品已于今日发出，预计6月10日前送达’）。”
3、生成后逐句比对原始事实：确认订单号、日期、单号、物品名称、预计时效全部准确；检查是否遗漏客户姓氏（必须出现‘张伟先生’）；核实所有动词为完成时态（‘已补发’‘已升级’‘已同步’），禁用‘将’‘会’‘计划’等未来时态词。
