首先通过PST文件手动备份Outlook邮件，选择文件夹导出至安全路径；接着启用自动存档功能，定期将旧邮件归档以实现持续保护；再利用OneDrive同步PST文件，实现云端备份与多设备访问；更换设备时可通过导入PST文件恢复邮件；最后可借助第三方工具增强备份灵活性与安全性。
如果您需要更换设备或防止邮件数据丢失，备份和恢复Outlook邮件是确保重要通信记录得以保留的关键步骤。通过正确的方法，可以避免数据损坏或信息泄露。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、使用PST文件手动备份邮件
Outlook支持将所有邮件、联系人和日历条目导出为PST格式文件，该文件可存储在本地硬盘或外部设备中，便于后续恢复。
1、打开Outlook，点击文件选项卡，选择打开和导出，然后点击导入/导出。
2、在弹出的窗口中选择将项目导出到文件，点击“下一步”。
3、选择Outlook数据文件（.pst），点击“下一步”。
4、勾选要备份的邮箱账户或文件夹，包括收件箱、已发送邮件等，点击“下一步”。
5、设置保存路径，建议选择外部硬盘或加密存储位置，并勾选将重复项目替换为新项目，完成导出。
二、启用自动存档功能定期备份
自动存档功能可按设定周期将旧邮件移动至指定的PST文件中，减少主数据文件大小并实现持续备份。
1、进入Outlook的文件菜单，选择选项，然后点击高级。
2、在“自动存档”区域点击自动存档每隔X天运行一次，设置间隔天数。
3、点击自动存档设置按钮，选择存档文件的保存位置，并定义保留项目的时间阈值。
4、确认勾选处理所有文件夹并删除过期项目，以确保全面覆盖。
三、通过OneDrive同步邮件数据
当使用Microsoft 365账户时，可将PST文件存储在OneDrive目录下，实现云端同步与多设备访问。
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1、将手动导出的PST文件复制到OneDrive文件夹内，等待上传完成。
2、在另一台设备上登录相同微软账户，并确保OneDrive客户端已同步该PST文件。
3、在新设备的Outlook中，点击文件 > 打开和导出 > 打开Outlook数据文件，选择已同步的PST文件加载。
四、从PST文件恢复邮件
恢复操作用于在新安装的Outlook或更换计算机后重新载入原有邮件内容。
1、启动Outlook，进入文件 > 打开和导出 > 打开Outlook数据文件。
2、浏览至备份的PST文件所在位置，选择文件后点击“打开”。
3、恢复的邮件会出现在左侧导航栏的“已添加的邮箱”或“存档文件”下，可直接查看或拖动至主邮箱。
五、使用第三方工具增强备份能力
某些专业工具提供更灵活的备份选项，如按日期范围导出、转换格式或加密输出文件。
1、下载并安装可信的第三方工具，例如SysTools Outlook Backup Tool或AOMEI Backupper。
2、运行软件后选择Outlook备份模式，指定需备份的数据类型（邮件、日历、任务等）。
3、设置目标路径，并启用AES-256加密保护敏感信息。
4、执行备份任务，并生成校验码以验证完整性。
