首先启用默认存档策略，登录合规中心并编辑“默认 MRM 策略”，勾选自动移至在线存档并设置触发天数（如365天），保存后系统将自动应用。其次创建自定义保留标签，命名标签（如“财务邮件存档-7年”），设定保留期间为收到之日起7年，并发布标签；再创建策略关联该标签并选择目标用户组，实现差异化管理。接着配置合规性策略，在保留策略中创建自定义条件（如收件人包含@finance.company.com且含附件），关联已建标签并设定180天后生效，实现基于内容的自动存档。最后管理存档配额，在Exchange中心查看在线存档使用情况，通过PowerShell命令调整配额（如设为2TB），并设置80%使用率时发出警告通知，确保性能与容量可控。
如果您希望在Office365环境中实现邮件的长期存储与合规管理，可能需要为用户邮箱配置自动化的存档策略。这些策略可以帮助组织满足数据保留要求并优化主邮箱的存储使用。以下是配置邮箱存档策略的具体操作方法。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、启用默认存档策略
Office365提供基于时间的默认存档规则，可将指定时间之前的邮件自动移至用户的在线存档邮箱。该功能依赖于默认的保留标签和策略组合，适用于大多数标准场景。
1、登录到Microsoft 365合规中心，进入信息治理 > 存档页面。
2、选择“默认 MRM 策略”，点击编辑，确保已勾选“将项目移动到在线存档”选项。
3、设置触发条件，例如“项目达到指定年龄后X天”，输入天数（如365天）。
4、保存策略更改，系统将在下一个处理周期自动应用该规则到所有匹配的邮箱。
二、创建自定义保留标签与策略
通过自定义保留标签，可以针对特定文件夹或邮件类型设定不同的存档时间，实现更精细的控制。此方法适合需要差异化管理的部门或敏感内容。
1、在合规中心的信息治理 > 标签中，点击“创建标签”。
2、命名标签（如“财务邮件存档-7年”），选择操作为“将项目移动到在线存档”。
3、设定保留期间为“从收到之日起7年”，完成后发布该标签。
4、进入策略页面，创建新策略并关联上述标签，选择目标用户组或整个组织。
5、部署策略后，用户可在Outlook或OWA中手动应用标签，或通过自动条件匹配执行。
三、启用基于合规性策略的自动存档
利用合规性策略，可以根据邮件内容、发件人、主题等元数据自动应用存档标签，无需用户干预。此方式适合高合规性要求的行业，如金融或医疗。
1、访问合规中心的信息治理 > 合规性策略 > “保留”。
2、点击“创建策略”，选择“自定义条件”作为范围依据。
3、设置条件，例如“收件人包含@finance.company.com”且“邮件包含附件”。
4、关联已创建的存档标签，设定生效时间为“项目创建后180天”。
5、完成配置并激活策略，系统将定期扫描符合条件的邮件并执行存档动作。
四、管理存档邮箱的存储配额
在线存档邮箱拥有独立的存储空间，通常为默认的1.5TB。合理管理配额可防止溢出并保障检索性能。
1、在Exchange管理中心中，导航至收件人 > 邮箱，选择目标用户。
2、点击“邮箱功能”选项卡，查看“在线存档”状态及当前使用量。
3、若需调整配额限制，可通过PowerShell命令Set-Mailbox -Identity user@domain.com -ArchiveQuota 2TB进行修改。
4、设置警告阈值，例如当使用率达到80%时发送通知提醒管理员。
