Excel如何导出PDF文件_Excel文件导出与格式保持转换教程

导出Excel为PDF可确保格式统一，支持通过“另存为”直接转换、利用“打印”功能精确排版、仅导出选定区域、或批量生成多个工作表的独立PDF文件。

如果您需要将Excel文件中的数据或报表分享给他人，但希望确保格式在不同设备上保持一致，导出为PDF是一种理想选择。通过导出功能，您可以将工作表内容转换为不可编辑且排版固定的PDF文档。

本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11

一、使用“另存为”功能导出PDF

此方法利用Excel内置的“另存为”功能，直接将当前工作簿或选定工作表保存为PDF格式，操作简单且支持页面布局预设。

1、打开需要导出的Excel文件，点击顶部菜单栏的文件选项。

2、选择另存为，在保存位置中选择目标文件夹。

3、在“保存类型”下拉菜单中选择PDF (*.pdf)。

4、点击工具按钮，选择发布选项，可设置是否包含非活动工作表、网格线和批注等内容。

5、确认设置后点击保存完成导出。

二、通过“打印”功能输出为PDF

该方法借助虚拟打印机功能，将Excel内容按打印样式输出为PDF，适用于需要精确控制页边距和分页符的场景。

1、进入Excel文件后，按下Ctrl + P或点击文件 → 打印进入打印预览界面。

2、在打印机选项中选择Microsoft Print to PDF作为输出设备。

3、调整页面方向、缩放比例及页边距，确保内容显示完整。

4、点击打印按钮，在弹出窗口中指定PDF文件的保存路径与名称。

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5、点击保存生成PDF文件。

三、仅导出选定区域为PDF

当只需分享部分数据时，可通过选择特定单元格区域进行导出，避免无关信息被包含在内。

1、用鼠标拖动选中需要导出的数据范围。

2、点击文件 → 另存为，选择保存位置并设置文件类型为PDF。

3、点击工具 → 发布选项，勾选工作表中选定区域。

4、确认设置无误后点击确定并保存文件。

四、批量导出多个工作表为独立PDF

适用于需将一个工作簿中的多个工作表分别生成单独PDF文件的情况，提升处理效率。

1、右键点击任意工作表标签，选择选择全部工作表，或按住Ctrl逐个选择目标工作表。

2、依次点击文件 → 导出 → 创建PDF/XPS。

3、在发布选项中选择活动工作表或选定工作表。

4、每张工作表单独执行一次导出操作，命名时区分序号或名称以避免覆盖。

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