Outlook怎么归档邮件 Outlook自动存档设置方法【教程】

Outlook邮件归档通过手动移动、创建.pst文件、配置自动策略、即时清理及验证五步实现：先选邮件移至归档文件夹，再新建.pst，启用自动归档并设时间阈值，可用清理工具立即执行，最后在文件夹列表中打开.pst验证。

如果您希望在Outlook中长期保存邮件但又不占用主邮箱空间，归档功能可将旧邮件移至本地存档文件（.pst）中。以下是实现邮件归档与自动存档设置的具体操作步骤：

一、手动归档单封或批量邮件

此方法适用于临时整理特定邮件，无需依赖时间规则，直接将选定邮件移入指定归档文件。

1、在收件箱或其他文件夹中，按住Ctrl键并单击选择多封邮件；或按Ctrl+A全选当前视图下所有邮件。

2、右键点击任意选中邮件，在弹出菜单中选择“移动” → “其他文件夹…”。

3、在“选择文件夹”窗口中，点击左侧导航栏的“归档”文件夹（若未显示，请先完成归档文件创建步骤）；如无该文件夹，点击“浏览文件夹”并定位到已存在的.pst文件中的目标文件夹。

4、勾选“将项目移动到所选文件夹”，点击“确定”完成移动。

二、创建本地归档文件（.pst）

自动归档功能需依赖一个独立的.pst文件作为目标存储位置，系统默认不会自动生成，必须手动新建。

1、点击Outlook顶部菜单栏的“文件” → “打开和导出” → “导入/导出”。

2、在向导窗口中选择“导出到文件”，点击“下一步”。

3、选择“Outlook数据文件（.pst）”，点击“下一步”。

4、勾选需要归档的邮箱账户根目录（如“帐户名称”），确保下方“包括子文件夹”被选中，点击“下一步”。

5、点击“浏览”，指定保存路径并输入文件名（例如：Archive_2024.pst），点击“确定”后设置密码（可选），再点击“完成”。

三、启用并配置自动归档策略

自动归档依据设定的时间阈值，定期将符合条件的邮件从服务器或本地邮箱移入归档文件，避免人工干预。

1、点击“文件” → “选项” → “高级”，向下滚动至“自动归档设置”区域，点击“自动归档设置…”按钮。

2、勾选“运行自动归档每X天”，将数值设为“14”（推荐频率，可调）。

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3、勾选“将旧项目归档到”，在下拉菜单中选择此前创建的.pst文件（如：Archive_2024.pst）。

4、点击“修改”按钮，在弹出窗口中为各文件夹单独设置归档条件：例如对“收件箱”设为“项目早于180天”，对“已发送邮件”设为“项目早于365天”。

5、确认勾选“为所有文件夹应用这些设置”（若需统一规则），点击“确定”保存。

四、通过“清理工具”立即执行一次归档

该方式跳过等待周期，强制触发当前归档规则，适合验证设置是否生效或紧急释放空间。

1、在Outlook主界面，切换至“文件” → “工具” → “清理工具”（部分版本位于“工具”下拉菜单）。

2、点击“归档…”，在弹出窗口中选择目标文件夹（如“收件箱”）。

3、在“归档项目”选项中，选择“早于”并设定具体日期（例如：2023年1月1日）。

4、勾选“归档此文件夹及其子文件夹”，点击“浏览”指定归档文件（.pst），最后点击“确定”启动即时归档。

五、验证归档结果与定位归档文件

归档完成后，邮件将从原始位置消失并出现在本地.pst文件对应文件夹中，需确认其可访问性及完整性。

1、在Outlook左侧面板底部，点击“文件夹” → “添加新文件夹”旁的三个点（⋯）→ “打开其他用户文件夹”。

2、点击“浏览”，找到并选中此前创建的.pst文件（如：C:\Users\用户名\Documents\Archive_2024.pst），点击“确定”。

3、归档文件将以独立节点出现在文件夹列表中，展开后可见与原邮箱结构一致的文件夹层级，所有已归档邮件均在此处显示且可正常搜索、打开。

4、右键点击该.pst节点，选择“属性” → “文件夹大小”，查看实际占用空间是否增长，以确认归档动作已写入。

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