Outlook电子邮件模板：10种快速创建和使用的方法

Outlook中高效复用邮件模板有十种方法：一、快速步骤；二、草稿保存为.msg；三、签名嵌入结构化内容；四、自动回复规则；五、邮件合并批量生成；六、Quick Parts自定义构建块；七、Power Automate云端自动化；八、.oft模板文件；九、VBA宏一键插入；十、Loop组件协作模板。

如果您希望在Outlook中高效重复使用标准化邮件内容，但尚未掌握快捷构建和调用模板的途径，则可能是由于未充分利用内置功能或第三方辅助机制。以下是实现该目标的多种操作路径：

一、使用“快速步骤”创建预设邮件

快速步骤可将新建邮件、收件人填写、主题设定与正文插入整合为单次点击操作，适用于高频固定场景。

1、在Outlook主界面右上角点击“快速步骤”下拉箭头，选择“新建快速步骤”。

2、在弹出窗口中选择“新建邮件”操作类型。

3、在“邮件”字段中输入预设收件人地址，在“主题”栏填入固定标题，在“正文”框内粘贴模板文本。

4、为该快速步骤命名，例如“客户报价确认”，并点击“完成”。

二、保存草稿作为模板载体

将编辑完成的邮件暂存为草稿，可规避格式丢失风险，并支持后续多次复制修改，适合含复杂排版或附件占位符的模板。

1、新建一封邮件，完整输入收件人、主题及正文内容，不点击发送。

2、点击左上角“文件”→“另存为”，保存类型选择.msg格式，命名后保存至指定文件夹。

3、需使用时，双击该.msg文件，Outlook自动以新邮件形式打开，可直接修改后发送。

三、利用“签名”功能嵌入结构化内容

签名区域支持HTML格式，可插入表格、超链接、公司Logo及动态字段（如发件人姓名），适合作为页脚型模板或简短通知类正文。

1、进入“文件”→“选项”→“邮件”→“签名”按钮。

2、点击“新建”，输入签名名称，例如“技术支持响应”。

3、在编辑区粘贴模板文字，可使用工具栏添加加粗、项目符号或图片；插入“自动文本”中的“%username%”实现姓名自动填充。

四、通过“自动回复”规则触发模板邮件

当满足特定条件（如发件人域名、关键词、时间范围）时，系统自动发送预设模板，适用于休假回复、表单确认等场景。

1、转到“文件”→“自动回复设置”，勾选“发送自动回复”。

2、在“内部”或“外部”选项卡中，点击“规则”按钮，新建规则。

3、设置条件为“发件人包含@company.com”，操作选择“使用特定模板回复”，再关联已保存的.msg文件。

五、启用“邮件合并”批量生成个性化模板

结合Excel数据源与Word主文档，可为不同收件人自动生成唯一称呼、编号、日期等内容，适用于群发通知、账单提醒等。

1、在Word中新建文档，选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”→“电子邮件”。

2、点击“选择收件人”→“使用现有列表”，导入含姓名、邮箱列的Excel文件。

3、在正文中插入合并域，例如«姓名»先生/女士，完成后点击“完成并合并”→“发送电子邮件”。

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六、安装“Quick Parts”自定义构建块

将常用段落、免责声明或法律条款保存为“快速部件”，可在任意邮件编辑窗口通过“插入”→“快速部件”调用，支持跨账户复用。

1、新建一封邮件，输入待保存的模板段落，全选该内容。

2、点击“插入”选项卡→“快速部件”→“将所选内容保存到快速部件库”。

3、在弹出窗口中命名为“合同附件说明”，库位置选择“所有文档”，类别设为“模板”，点击确定。

七、使用Power Automate连接Outlook Web创建自动化模板流

通过云端流程配置，可响应邮件到达、日历事件或表单提交等触发器，自动向指定联系人发送预设模板，无需本地客户端运行。

1、登录make.powerautomate.com，新建云流程，选择触发器为“当收到新邮件时（V3）”。

2、添加“发送邮件（V2）”操作，收件人设为触发邮件的“发件人地址”，主题与正文字段中填入静态模板文本。

3、在正文字段中插入动态内容，例如“您于{{triggerBody()?['DateTimeReceived']}}提交的申请已受理”。

八、导出/导入“Outlook模板文件（.oft）”

.oft是Outlook专用模板格式，保留原始格式、样式及收件人字段占位符，可分发给团队成员统一部署。

1、新建邮件，填写基础结构，将收件人栏设为“[客户邮箱]”，主题设为“[项目名称]进度更新”。

2、点击“文件”→“另存为”，保存类型选择“Outlook模板（*.oft）”，保存至共享网络位置。

3、他人双击该.oft文件，Outlook自动新建一封基于该模板的邮件，可直接替换占位符后发送。

九、借助VBA宏一键插入模板文本

编写轻量级宏代码，绑定至功能区按钮，实现按快捷键或点击即插入指定文本块，适合技术熟练用户定制高频短语。

1、按Alt+F11打开VBA编辑器，右键“Normal”→“插入”→“模块”。

2、输入Sub InsertApprovalTemplate()，在内部使用ActiveInspector.CurrentItem.Body = “审批已通过，预计3个工作日内交付。”

3、返回Outlook，点击“文件”→“选项”→“自定义功能区”，勾选新宏并添加至“主页”选项卡，命名为“插入审批模板”。

十、使用Microsoft Loop组件嵌入可协作模板

Loop组件支持实时协同编辑与跨应用同步，将模板设计为可复用区块，插入邮件正文后，收件人可直接在邮件中更新状态或添加评论。

1、在Outlook Web端新建邮件，点击工具栏“插入”→“Loop组件”→“新建页面”。

2、在空白画布中输入模板标题，添加带复选框的步骤列表，例如“□ 已核对资质 □ 已签署协议”。

3、点击“共享”按钮，选择“可编辑”，将组件插入邮件正文，发送后所有协作者可见并修改同一区块。

以上就是Outlook电子邮件模板：10种快速创建和使用的方法的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！