需严格按GB/T 9704—2012设置红头文件：一、用文本框制作红色小标宋体版头并设页眉3.7厘米；二、在版头下4毫米处添加0.75磅红色分隔线；三、标题用小标宋体二号，正文仿宋体三号、首行缩进2字符、行距28磅；四、页码四号宋体居右/左空一字，版记含抄送、印发机关、日期及1/4宽横线。
如果您需要在Word中制作符合中国党政机关公文格式标准的红头文件，需严格遵循国标GB/T 9704—2012对版头、标题、正文、页码及页眉等要素的要求。以下是具体操作步骤：
一、设置红头版头区域
红头文件的版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，颜色为小标宋体红色（RGB: 255, 0, 0），高度通常为35.5毫米，需通过页面顶部留白与文本框组合实现精准定位。
1、点击【布局】→【页面设置】右下角箭头，打开页面设置对话框，在【版式】选项卡中将“页眉”设为3.7厘米。
2、切换至【插入】选项卡，点击【文本框】→【绘制文本框】，在页面顶部空白处从左至右拖出一个宽16厘米、高1.2厘米的矩形文本框。
3、选中文本框，右键选择【设置形状格式】→【填充】→【纯色填充】→颜色设为白色；【线条】设为无线条。
4、在文本框内输入发文机关名称，例如“××市人民政府”，字体设为小标宋体，字号初号（42磅），颜色设为红色（R255 G0 B0），居中对齐。
5、在机关名称后输入“文件”二字，字体相同，不空格，整体形成完整红头。
二、插入标准页眉分割线
根据公文规范，红头下方需有一条与版心等宽（156毫米）、粗细为0.75磅的红色分隔线，该线不可断开、不可加粗、不可偏移，须严格位于红头文字下方4毫米处。
1、保持光标仍在红头文本框内，在“文件”二字后按Enter键换行，使光标位于新行开头。
2、点击【开始】→【边框】下拉菜单→【边框和底纹】，在弹出窗口中选择【边框】选项卡。
3、在线型列表中选择实线，宽度设为0.75磅，颜色选红色（R255 G0 B0），预览区域点击下边框图标。
4、在【应用于】下拉菜单中选择【段落】，点击【确定】。
5、选中该段落，右键【段落】→【缩进和间距】→【间距】中将“段前”设为4毫米，确保分隔线与红头文字间距合规。
三、设置公文标题与正文格式
公文标题须用小标宋体二号字，编排于红色分隔线下空二行位置；正文使用仿宋体三号字，每自然段左空二字，回行顶格，行距固定值28磅，确保全文无自动编号、无项目符号、无首行缩进异常。
1、在分隔线下空两行处输入标题，例如“关于进一步加强安全生产管理的通知”，字体设为小标宋体，字号二号（22磅）。
2、标题下空一行后输入正文，全选正文段落，字体设为仿宋体，字号三号（16磅）。
3、右键【段落】→【缩进和间距】→【特殊格式】选“首行缩进”，度量值设为2字符；【行距】选“固定值”，设置为28磅。
4、检查所有段落，确保未启用【自动更正】中的“首字母大写”或“句首字母大写”功能，避免正文出现非预期大写字母。
四、添加规范页码与版记
公文页码使用四号宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下7毫米处，单页码居右空一字，双页码居左空一字；版记必须置于公文最后一面，且“抄送”“印发机关”“印发日期”三要素齐全，用横线隔开，横线长度为版心宽度的1/4，居中排列。
1、双击页脚区域，取消“链接到前一条页眉”，点击【设计】→【页码】→【页面底端】→【普通数字2】（右对齐）。
2、选中页码数字，字体设为宋体，字号四号（14磅），在【段落】中设置“段后”为7毫米。
3、在正文末尾另起一页，输入“抄送：××局、××办”，字体仿宋_GB2312三号，段后空一行。
4、点击【插入】→【形状】→【直线】，绘制一条长39毫米的横线（156÷4=39），线条粗细0.5磅，颜色黑色，居中对齐。
5、横线下输入“××市人民政府办公室”，再换行输入“2024年×月×日”，两行均仿宋_GB2312三号，居中。
