Word邮件合并可高效批量制作桌卡标签：先用Excel建姓名职务数据源，再在Word中设置9.0×5.5cm标签布局（每页4×2），链接数据并插入字段，统一设置居中、小二号微软雅黑及28磅固定行距，最后完成合并打印。
如果您需要为会议、活动或宴会批量制作桌卡标签，Word的邮件合并功能结合精确的页面设置可以高效完成任务。以下是实现此目标的具体步骤：
一、准备数据源文件
邮件合并依赖外部数据驱动生成多个标签，因此需先创建结构清晰的姓名与职务信息列表。该列表可保存为Excel工作表或CSV文件，确保首行为字段名（如“姓名”“职务”），且无空行或合并单元格。
1、打开Excel，新建工作表，在第一行输入列标题：姓名、职务（可根据实际需要增减字段）。
2、从第二行开始逐行填写参会人员信息，每行代表一张桌卡所需内容。
3、将文件另存为“桌卡名单.xlsx”，保存路径应便于后续在Word中快速定位。
二、设置标签页面布局
桌卡通常采用标准A4纸分栏打印，需预先定义每页标签数量及尺寸，避免内容错位或裁切异常。Word内置多种标签型号，也可自定义纸张规格和行列参数。
1、启动Word，新建空白文档，点击【邮件】选项卡，选择【标签】按钮。
2、在弹出窗口中点击【选项】，在“标签供应商”下拉菜单中选择“方正”或“通用”，或直接选中“New Label”新建自定义格式。
3、在“标签信息”区域输入单个标签宽度9.0厘米、高度5.5厘米，页边距设为上1.5厘米、左1.2厘米，行列数设为每页4行×2列（共8个标签）。
三、启动邮件合并并链接数据
建立Word主文档与外部数据源之间的动态关联，使每个标签能按顺序调取对应记录。此步骤确保姓名与职务字段准确映射到指定位置，避免错行或乱码。
1、回到Word文档，点击【邮件】→【开始邮件合并】→【标签】，确认已应用第二步设置的标签格式。
2、点击【选择收件人】→【使用现有列表】，浏览并选中之前保存的“桌卡名单.xlsx”，在弹出窗口中勾选含数据的工作表（如Sheet1），点击确定。
3、光标置于第一个标签内，点击【插入合并域】，依次插入“姓名”和“职务”字段，中间换行，形成两行文本结构。
四、预览与调整标签内容格式
合并前需统一控制字体、段落对齐与行距，确保所有标签视觉一致。特别要注意中文姓名常存在字数差异，需通过居中对齐与固定行高保障排版稳定。
1、选中已插入字段的整段文字，设置字体为微软雅黑，小二号，段落对齐方式为居中。
2、右键段落→【段落设置】，将“行距”设为固定值28磅，取消“如果定义了文档网格，则对齐到网格”选项。
3、点击【预览结果】，拖动滚动条查看各标签是否完整显示，检查是否存在字段重叠、截断或空行异常。
五、完成合并并输出打印文件
执行最终合并操作后，Word将生成独立的多页标签文档，每页包含设定数量的重复布局。此时可全选内容复制至新文档，或直接发送至打印机进行双面/单面输出。
1、点击【完成并合并】→【编辑单个文档】，在弹出窗口中选择全部，点击确定。
2、新文档自动打开，显示全部生成的标签。按Ctrl+A全选，复制后粘贴至空白Word文档以脱离邮件合并环境。
3、进入【文件】→【打印】，确认打印机纸张类型为A4厚卡纸，方向为纵向，勾选“手动双面打印”（如需正反面均印制单位Logo等背景元素）。
