需使用邮件合并功能批量生成个性化文档：先准备含占位符的主文档和字段匹配的Excel数据源，再连接数据源、插入合并域、预览验证，最后完成合并生成独立页面文档。
如果您希望在WPS文字中批量生成个性化文档（如录取通知书、邀请函或工资条），并自动从数据源中提取姓名、地址等信息填入模板，则需要使用邮件合并功能。以下是完成此任务的具体操作步骤：
一、准备主文档与数据源
邮件合并需两个基础文件：一是包含固定内容和占位符的主文档，二是存储变量信息的外部数据源（如Excel表格）。二者结构必须对应，字段名需准确匹配，否则无法正确映射。
1、新建一个WPS文字文档，输入通用内容，例如“尊敬的«姓名»先生/女士：”；
2、将光标置于需插入变量的位置，点击顶部菜单栏【邮件】→【插入合并域】→选择【姓名】，此时显示为“«姓名»”；
3、另建一个WPS表格文件，在第一行输入列标题，如“姓名”“部门”“工号”，下方逐行填写对应数据；
4、保存该表格，确保其格式为.xlsx或.xls，且未被其他程序占用。
二、连接数据源
主文档需明确关联外部数据表，WPS将据此读取每一行记录用于生成独立文档。连接过程必须指定正确的工作表名称及数据范围，避免遗漏首行标题或误选空行。
1、回到主文档，点击【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】；
2、在弹出窗口中浏览并选中前述Excel文件，点击【打开】；
3、在“选择表格”对话框中，勾选含数据的实际工作表（如“Sheet1$”），确认“首行包含列标题”已勾选；
4、点击【确定】，状态栏将显示“已连接到X条记录”。
三、插入合并域并预览结果
占位符（即合并域）是动态内容的占位标识，其名称须与数据源列标题完全一致（区分大小写与空格）。预览功能可即时查看某一条记录填充后的效果，便于快速验证字段映射是否正确。
1、将光标置于需插入变量的位置，点击【邮件】→【插入合并域】；
2、从下拉列表中依次选择“部门”“工号”等字段，插入至文档相应位置；
3、点击【邮件】→【预览结果】，使用右侧箭头按钮切换记录，观察“«姓名»”“«部门»”是否被真实数据替换；
4、若某字段显示为“>”，说明该列名在Excel中拼写不一致或存在隐藏空格。
四、完成合并生成文档
最终输出支持两种形式：直接打印或生成新文档。选择“编辑单个文档”可一次性创建全部记录的独立页面，每页之间以分节符隔开，便于后续分发或另存为单独文件。
1、确认预览无误后，点击【邮件】→【完成并合并】→【编辑单个文档】；
2、在弹出窗口中选择“全部”，点击【确定】；
3、WPS自动生成一个新文档，其中包含所有数据记录填充后的内容，每条记录独占一页；
4、可对该文档执行【文件】→【另存为】，保存为.docx格式以便归档或进一步编辑。
五、处理常见异常情况
当合并失败或内容错乱时，通常源于数据源格式缺陷或字段映射中断。无需重新制作整个流程，仅需定位并修正具体环节即可恢复运行。
1、若提示“无法访问数据源”，关闭正在打开该Excel文件的其他WPS或Excel进程；
2、若部分字段为空，检查Excel中对应列是否存在全角空格、不可见字符或单元格格式为“文本”导致数字未识别；
3、若中文姓名显示为乱码，将Excel另存为“CSV（UTF-8）”格式，再重新连接；
4、若合并后段落错位，确认主文档中未对“«姓名»”等域代码手动换行或添加制表符。
