首先通过右键单元格选择新建批注来添加说明文字，随后可编辑、查看或删除批注，且复制单元格时批注默认一并移动，确保数据解释清晰完整。
如果您在使用Excel时需要为单元格添加说明性文字以便于他人理解数据含义，可以通过插入批注来实现。批注功能允许您在不改变单元格内容的情况下附加额外信息。
本文运行环境：Surface Laptop 5，Windows 11
一、添加单元格批注
添加批注的目的是为了让查看表格的人能够快速了解某个单元格数据的来源或特殊含义。通过右键菜单或功能区命令均可完成操作。
1、选中需要添加批注的单元格，例如A1单元格。
2、右键单击该单元格，在弹出的菜单中选择新建批注选项。
3、输入您想要说明的内容，完成后点击批注框外任意区域即可保存。
二、编辑已有的单元格批注
当原始批注内容需要更新或修正时，可以对已有批注进行修改，确保信息准确无误。
1、将鼠标悬停在带有批注的单元格上，批注框会自动显示。
2、右键单击该单元格，从菜单中选择编辑批注。
3、在打开的批注编辑框内修改文字内容，完成后点击外部区域确认更改。
三、查看和隐藏批注
为了提升工作表的可读性，有时需要控制批注的显示状态，可以选择仅在鼠标悬停时显示或始终显示所有批注。
1、选中包含批注的单元格，其右上角会出现一个红色三角标记。
2、若要切换批注的显示模式，可在“审阅”选项卡下的“批注”组中点击显示/隐藏批注按钮。
3、选择“显示所有批注”可让整个工作表中的批注全部可见；选择“隐藏所有批注”则只在悬停时显示。
四、删除不需要的单元格批注
当某条批注不再具有参考价值时，应及时删除以保持工作表整洁。
1、右键单击含有批注的单元格。
2、在弹出的上下文菜单中选择删除批注选项。
3、确认操作后，该单元格的批注将被永久移除，红色标记也会消失。
五、复制与移动带批注的单元格
在调整表格结构或整理数据时，可能需要移动或复制含有批注的单元格，系统默认会连同批注一起迁移。
1、选中包含批注的单元格，使用Ctrl+C复制或Ctrl+X剪切。
2、定位到目标位置，按Ctrl+V粘贴，批注将随单元格内容一同出现在新位置。
3、若只想复制内容而不携带批注，可在粘贴后右键选择“选择性粘贴”，然后勾选数值或其他非格式选项。
