如何在 Excel 中创建简单的库存系统

首先设计库存表格结构，在Excel中创建“库存总览”表并设置商品名称、编号、库存等字段；接着使用IF公式自动判断库存状态，若当前库存低于警戒线则提示“警告：库存不足”；然后新增“出入库记录”工作表，记录每次变动的日期、商品编号、类型和数量；再通过VLOOKUP与SUMIF函数从出入库表中汇总数据，动态更新主表库存；最后设置条件格式，将库存不足项以红底白字高亮显示，实现可视化提醒。

如果您需要在 Excel 中管理商品库存，但不知道从何处开始，可以通过基础功能快速搭建一个简易的库存跟踪系统。该系统可以帮助您记录商品名称、数量、价格以及库存变动情况。

本文运行环境：Surface Laptop 5，Windows 11

一、设计库存数据表格结构

合理的表格结构是库存系统的基础，确保信息分类清晰，便于后续更新和计算。

1、打开 Excel，新建一个工作表，并命名为“库存总览”。

2、在第一行设置列标题：商品名称、商品编号、当前库存、进货价、销售价、最低库存警戒线。

3、从第二行开始逐行输入每个商品的具体信息，确保每条记录完整。

二、使用公式自动计算库存状态

通过内置公式，可以让 Excel 自动判断库存是否低于安全水平，减少人工检查的工作量。

1、在表格中新增一列，命名为“库存状态”。

2、在“库存状态”列对应的第二行单元格中输入以下公式：

=IF(C2<F2,"警告：库存不足","正常")

3、将该公式向下拖动填充至所有商品行，系统将自动显示每个商品的库存状态。

三、创建出入库记录工作表

单独设立出入库记录表可以追踪每次库存变动，便于后期核对与审计。

1、点击底部工作表标签旁的“+”号，新增一个工作表，命名为“出入库记录”。

2、设置列标题为：日期、商品编号、变动类型（入库/出库）、数量。

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3、每次发生库存变动时，在此表中添加一行新记录。

四、使用 VLOOKUP 更新主库存数据

通过函数从出入库记录中提取数据并更新主库存表，实现动态管理。

1、在“库存总览”表中增加“上次更新时间”列。

2、使用 VLOOKUP 查找“出入库记录”表中对应商品编号的最新变动。

3、结合 SUMIF 函数统计每个商品的总入库和总出库数量，例如：

=SUMIF(出入库记录!B:B,A2,出入库记录!D:D)（统计入库）

=SUMIF(出入库记录!B:B,A2,出入库记录!D:D)（若出库为负值可合并计算）

4、用原始库存加上净变动值得到当前实际库存。

五、设置条件格式突出异常情况

利用颜色标识帮助用户快速识别需要关注的库存项目。

1、选中“库存状态”整列数据。

2、点击“开始”选项卡中的“条件格式”，选择“新建规则”。

3、设置当单元格内容等于“警告：库存不足”时，背景色设为红色，字体为白色。

4、应用规则后，所有低库存商品的状态将被高亮显示。

以上就是如何在 Excel 中创建简单的库存系统的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！