零基预算需从零开始逐项审核支出。先在Excel中建立分类框架，列出所有支出项目并细分为可评估条目；接着为每项填写具体支出理由，确保必要性；然后设定1-5级优先级并添加审批状态列以规范流程；利用SUM函数自动汇总金额，设置总预算上限与条件格式实现超支预警；最后每月复审实际支出，动态调整预算并保留历史版本用于分析，确保资源高效分配。
如果您希望在 Excel 中创建一个零基预算，以确保每一笔支出都经过详细审查和合理分配，可以按照以下步骤进行。这种方法要求所有开支从零开始构建，而非基于以往的预算数据。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、建立预算框架
在零基预算中，每个支出项目都必须独立证明其必要性。因此，首先需要搭建一个清晰的结构来分类和追踪所有可能的支出。
1、打开 Excel，新建一个工作表，并命名为“零基预算”。
2、在第一列输入预算周期，例如“月份”或“季度”。
3、从第二列开始，依次列出主要支出类别，如办公用品、薪资、营销费用等。
4、在每类下方细分具体项目，确保每个条目都可以单独评估其成本效益。
二、逐项填写支出理由
零基预算的核心是为每一项支出提供明确的理由和预期收益，避免惯性支出。
1、在每个支出项目右侧新增一列，标题为“支出理由”。
2、为每个项目输入具体的用途说明，例如“购买A4纸用于客户合同打印”。
3、确保所有团队成员参与填写，提升透明度和责任归属。
三、设定优先级与审批流程
通过设定优先级，可以帮助决策者判断哪些支出应被保留或削减。
1、新增一列标注为“优先级”，使用数字1到5表示重要程度，1为最高优先。
2、与相关部门负责人共同审核每一项支出的优先级是否合理。
3、添加“审批状态”列，记录该项目是否已通过财务或管理层批准。
四、使用公式自动汇总与监控
利用 Excel 的计算功能，可实现实时总额统计和超支预警。
1、在表格底部使用 SUM 函数对每个类别进行求和。
2、设置总预算上限单元格，并用公式计算剩余可用资金。
3、应用条件格式，当某项支出超过预设阈值时，单元格自动变为红色，提醒需重新评估该支出。
五、定期更新与复审
零基预算不是一次性任务，而是需要持续维护的过程，确保资源始终分配给最有价值的活动。
1、每月初召开预算复审会议，检查上月实际支出与计划差异。
2、根据业务变化调整下月预算条目，删除不再必要的项目。
3、保存历史版本，便于对比分析不同周期的支出模式。
