Word邮件合并批量生成个性化信件_Word从Excel数据源一键生成数百封信

利用Word邮件合并功能可高效生成个性化信件：一、准备含姓名、公司等信息的Excel数据源；二、在Word中创建主文档模板并输入固定内容；三、通过“邮件”选项卡连接Excel数据源；四、在需个性化位置插入对应合并域；五、预览无误后完成合并生成全部信件。

如果您需要向大量收件人发送个性化的信件，手动逐个编辑将耗费大量时间。利用Word的邮件合并功能，可以从Excel数据源中提取信息，一键生成数百封带有个性化内容的信件。以下是实现该操作的具体步骤：

一、准备Excel数据源

确保您的Excel文件包含所有需要插入到信件中的个人信息，如姓名、地址、职务等。每一列应代表一个字段，例如“姓名”、“公司”、“地址”，每一行代表一位收件人。

1、打开Excel并创建一个新的工作表。

2、在第一行输入字段名称，例如：姓名、性别、公司、地址、电话。

3、从第二行开始，逐行填写每位收件人的具体信息。

4、保存文件为.xlsx格式，并记住文件的存储位置，以便后续在Word中调用。

二、设置Word主文档模板

主文档是信件的通用模板，其中包含固定内容和将被替换的个性化字段。Word会根据此模板结合Excel数据批量生成信件。

1、打开Microsoft Word，新建一个空白文档。

2、输入信件的固定内容，例如开头语、正文主体和结尾敬语。

3、在需要插入个性化信息的位置，预留空白并标记，例如“尊敬的[姓名]先生/女士”。

4、保存该文档作为主文档，建议命名为“个性化信件模板.docx”。

三、启动邮件合并向导

通过Word内置的邮件合并功能，将Excel中的数据与Word文档连接，实现自动化填充。

1、在Word中，切换到“邮件”选项卡。

2、点击“开始邮件合并”，选择“信函”类型。

3、点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”。

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4、浏览并选中之前保存的Excel文件，在弹出窗口中指定包含数据的工作表。

5、确认数据预览无误后，完成数据源连接。

四、插入合并域

合并域是占位符，用于指示Word在何处插入来自Excel的对应字段内容。

1、将光标定位到需要插入个性化信息的位置，例如称呼部分。

2、点击“插入合并域”，从下拉菜单中选择“姓名”。

3、继续在地址、正文等相关位置插入其他字段，如“公司”、“地址”等。

4、可组合文本与域，例如输入“尊敬的”，再插入“姓名”域，最后添加“先生/女士：”。

五、预览并完成合并

在正式生成前，预览结果以确保格式正确且信息匹配准确。

1、点击“预览结果”，使用左右箭头查看不同收件人的信件效果。

2、检查字段是否正确显示，排版是否整齐。

3、若需调整，可返回编辑主文档或修改Excel数据。

4、确认无误后，点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。

5、在弹出对话框中选择“全部”，Word将生成一个包含所有个性化信件的新文档。

以上就是Word邮件合并批量生成个性化信件_Word从Excel数据源一键生成数百封信的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！