word邮件合并功能怎么使用_Word邮件合并使用教程

使用Word邮件合并功能可批量生成个性化文档，首先用Excel创建含姓名、单位等信息的数据源并保存为.xlsx格式；接着在Word中选择“邮件”选项卡，启动“开始邮件合并”向导并设定文档类型为“信函”；然后通过“选择收件人”导入Excel文件，确保首行列标题被正确识别；随后在文档中定位光标，插入“姓名”“单位”等合并域以实现内容动态填充；最后点击“预览结果”检查各收件人文档显示效果，确认无误后执行“完成并合并”，可选择生成独立文档或通过Outlook发送电子邮件。

如果您需要批量生成个性化的文档，例如给多名收件人发送定制化的通知或邀请函，可以使用Word的邮件合并功能来高效完成任务。该功能允许您将一个主文档与数据源（如Excel表格）结合，自动生成多个独立文档或电子邮件。

本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11

一、准备数据源文件

邮件合并依赖于外部数据源提供个性化信息，通常使用Excel表格存储姓名、地址、邮箱等字段。确保数据结构清晰，每列标题明确，便于Word识别对应字段。

1、打开Excel，创建包含收件人信息的工作表，第一行为字段名，例如“姓名”、“单位”、“邮箱”。

2、在每一行中输入对应的收件人数据，确保无空行或格式错误。

3、保存文件，建议使用.xlsx格式并记录完整保存路径，以便后续在Word中准确选择。

二、启动邮件合并向导

Word内置了邮件合并向导，可引导用户逐步完成整个流程。通过该向导，您可以选择文档类型、连接数据源并插入合并域。

1、打开Word，点击顶部菜单栏的“邮件”选项卡。

2、点击“开始邮件合并”，选择输出类型，如“信函”、“电子邮件”或“标签”。

3、选择“信函”后，系统将进入邮件合并操作模式，工具栏会显示相关命令按钮。

三、选择并连接数据源

要实现个性化内容填充，必须将Word文档与外部数据文件建立连接。此步骤定义了数据来源及其字段可用性。

1、在“邮件”选项卡中点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”。

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2、浏览到之前保存的Excel文件，选中后点击“打开”。

3、在弹出的窗口中选择具体工作表，确保勾选“首行包含列标题”，然后点击“确定”完成导入。

四、在文档中插入合并域

合并域是占位符，用于在最终文档中替换为实际数据。您可以在正文任意位置插入对应字段，实现动态内容生成。

1、将光标定位到需要插入个性化信息的位置，例如称呼处。

2、点击“插入合并域”，从下拉列表中选择“姓名”字段，将其插入文档。

3、继续添加其他字段，如“单位”、“日期”等，注意保持语句通顺和格式统一。

五、预览并完成合并

在正式生成文档前，可通过预览功能检查内容是否正确显示。确认无误后，执行合并操作生成最终结果。

1、点击“预览结果”，查看每条记录生成的文档效果，使用左右箭头切换不同收件人。

2、若发现格式问题，可返回编辑主文档或调整合并域位置。

3、点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”以生成所有记录的完整文件，或选择“发送电子邮件”直接通过Outlook发送。

以上就是word邮件合并功能怎么使用_Word邮件合并使用教程的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！