Word邮件合并功能怎么用 Word批量生成通知单和信函教程【进阶】

使用Word邮件合并功能可批量生成个性化通知。首先准备Excel数据源，包含姓名、部门等字段；接着在Word中创建主文档模板，插入合并域对应变量；通过邮件合并向导连接数据源，预览并调整格式；最后生成独立文档或打印，还可设置条件规则实现差异化内容输出。

如果您需要向大量收件人发送个性化的通知单或信函，使用Word的邮件合并功能可以高效完成任务。通过将主文档与数据源连接，您可以自动填充姓名、地址、金额等变量信息，实现批量生成定制化文档。

本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11

一、准备数据源文件

邮件合并依赖外部数据源提供个性化内容，最常见的格式是Excel表格。确保您的数据结构清晰，每一列代表一个字段（如姓名、职务、金额），每一行对应一位收件人。

1、打开Excel，创建包含所有收件人信息的工作表，首行为字段名，例如“姓名”、“部门”、“薪资”、“日期”。

2、保存文件为.xlsx 格式，并记录完整存储路径，后续在Word中需引用此文件。

3、检查数据准确性，删除空白行和重复项，避免因数据错误导致输出异常。

二、设置主文档模板

主文档是通知单或信函的固定内容框架，包含通用文字和待替换的占位符字段。在此文档中定义外观样式，如字体、段落、页眉页脚等。

1、打开Word，新建一个空白文档，输入通知正文的固定部分，例如“尊敬的[姓名]：您本月的薪资为[薪资]元。”

2、将光标置于需要插入变量的位置，后续通过邮件合并工具添加对应字段。

3、设置文档格式，包括对齐方式、行距、标题样式，确保最终输出美观统一。

三、启动邮件合并向导

Word内置的邮件合并向导引导用户逐步完成数据连接与字段插入，降低操作复杂度。

1、切换到“邮件”选项卡，点击“开始邮件合并”，选择“信函”类型。

2、点击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，浏览并导入之前保存的Excel文件。

3、在弹出窗口中选择对应的工作表，确认数据预览无误后完成链接。

四、插入合并字段

合并字段是从数据源提取的具体信息，插入到主文档的指定位置，形成动态内容区域。

1、将光标定位在需要显示个性化信息的位置，例如称呼后的括号内。

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2、点击“插入合并域”，从下拉菜单中选择对应的字段，如“姓名”、“部门”。

3、继续插入其他字段，可在同一段落中混合使用文本与域，例如：“您的薪资总额为{ MERGEFIELD 薪资 }元。”

五、预览与调整结果

预览模式允许查看实际合并后的效果，便于发现格式错乱或字段错位问题。

1、点击“预览结果”按钮，文档中的域代码将被真实数据替代。

2、使用左右箭头逐条浏览不同收件人的输出效果。

3、若发现排版异常，退出预览模式，调整主文档结构或字段位置。

六、执行合并并生成独立文件

除了打印或显示在屏幕上，还可将每条记录导出为单独的Word文档，便于分发管理。

1、点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。

2、在弹出对话框中选择“全部”，点击“确定”。

3、Word将自动生成一个新文档，包含所有收件人的完整信函，每封信函之间用分节符隔开。

七、添加条件规则实现差异化内容

利用“规则”功能可根据数据值动态显示不同文本，实现更复杂的逻辑判断。

1、将光标放在需条件显示的位置，点击“规则”，选择“如果…那么…否则…”。

2、设置条件字段（如“部门”），当值为“销售部”时显示特定奖励说明。

3、在“那么”分支输入专属内容，在“否则”分支留空或填写通用语句。

以上就是Word邮件合并功能怎么用 Word批量生成通知单和信函教程【进阶】的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！