Excel新手必学的10个核心函数，让数据处理效率翻倍

掌握10个Excel函数即可高效处理日常数据：VLOOKUP/XLOOKUP查数据、SUMIF/COUNTIF条件统计、IF逻辑判断、LEFT/RIGHT/MID文本提取、TODAY/NOW日期计算、IFERROR容错、UNIQUE去重、RANK/SORTBY动态排序、INDIRECT跨表引用、SUBTOTAL智能汇总。

Excel新手不用怕，掌握这10个函数，日常数据整理、统计和分析就能轻松上手。它们覆盖了查找、计算、逻辑判断、文本处理等最常用场景，学完立刻能用。

快速匹配数据：VLOOKUP（或XLOOKUP）

VLOOKUP是最常用来“按姓名找成绩”“按编号查单价”的函数。它能在一列中查找目标值，并返回同一行中指定列的数据。

• 基本写法：=VLOOKUP(查找值, 数据表, 返回列号, FALSE)，最后的FALSE代表精确匹配
• 注意：查找值必须在数据表第一列；如果找不到会显示#N/A
• Excel 365/2021用户可直接用XLOOKUP，更灵活，支持反向查找、多条件、无序表

条件求和与计数：SUMIF / COUNTIF

想算“销售部总业绩”或“及格人数”，不用筛选再手动加总——用这两个函数一步到位。

• =SUMIF(条件区域, 条件, 求和区域)，比如=SUMIF(B2:B100,"销售部",C2:C100)
• =COUNTIF(条件区域, 条件)，比如=COUNTIF(D2:D100,">=60")
• 需要多个条件时，换成SUMIFS或COUNTIFS，参数顺序稍不同，但逻辑更清晰

逻辑判断控制结果：IF 函数

让Excel自动“做决定”，比如达标标绿、超支标红、分类打标签。

• 基础结构：=IF(判断条件, 条件为真时的结果, 条件为假时的结果)
• 嵌套IF最多7层，但超过3层建议改用IFS（Excel 2019+）或SWITCH
• 常和AND/OR组合使用，比如=IF(AND(A2>=60,B2>=60),"双及格","需补考")

提取与拼接文本：LEFT / RIGHT / MID + CONCATENATE 或 &

处理身份证号、订单编号、姓名等字符串时，拆分和合并是刚需。

• =LEFT(A2,3)取前3个字符；=RIGHT(A2,4)取后4位；=MID(A2,2,5)从第2位起取5个
• 合并用&最方便，比如=B2&"-"&C2把部门和岗位连成“销售部-主管”
• 中文姓名提取姓氏常用=LEFT(A2,FIND(" ",A2&" ")-1)（兼容单双字姓）

日期与时间处理：TODAY / NOW / DATEDIF

自动更新日期、计算工龄、倒计时、识别周几，全靠这几个函数。

• =TODAY()返回当天日期（不带时间），=NOW()带具体时间，都随打开文件自动刷新
• =WEEKDAY(A2,2)返回1（周一）到7（周日），配合CHOOSE可转成“周一”“周二”
• =DATEDIF(A2,B2,"y")计算整年差，常用在年龄、司龄统计中（注意：DATEDIF是隐藏函数，无提示但可用）

错误值兜底与容错：IFERROR

VLOOKUP找不到就报错？公式出错整列变#N/A？用IFERROR让它“优雅失败”。

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• 标准写法：=IFERROR(原公式, 出错时显示的内容)
• 例如：=IFERROR(VLOOKUP(A2,员工表!A:D,3,0),"未找到")
• 避免用空字符串""代替提示，否则可能影响后续计算或筛选

去重与唯一值统计：UNIQUE / COUNTUNIQUE（Excel 365/2021+）

传统版本靠高级筛选或数据透视表去重，现在一个函数搞定。

• =UNIQUE(A2:A100)直接生成不重复列表，动态数组自动溢出
• =COUNTA(UNIQUE(A2:A100))统计唯一值个数（旧版可用SUMPRODUCT+COUNTIF组合模拟）
• 结合SORT可一键生成“按销量排序的唯一产品清单”

动态排名与序号：RANK / SORTBY / SEQUENCE

不再手动拖填充柄排1、2、3……让Excel自动编序、按分数倒序排列。

• =RANK(C2,C$2:C$100,0)降序排名（0=降序，1=升序）
• Excel 365推荐用=SORTBY(A2:C100,C2:C100,-1)，直接返回按C列降序排列的整块数据
• =SEQUENCE(10)生成1~10序列，配合INDEX可造动态序号列，不怕插入删行错乱

跨表引用与结构化数据：INDIRECT / TABLES（结构化引用）

当工作簿里有多个“月度报表”“分店数据”，用INDIRECT实现表名变量调用。

• =INDIRECT("Sheet"&B1&"!A1")，B1填“2”，就取Sheet2的A1值
• 用表格功能（Ctrl+T）创建数据表后，公式中可用[@姓名]、[销售额]等列名引用，清晰不易错
• 结构化引用自动扩展，新增行无需改公式

快速汇总与智能填充：SUBTOTAL

比SUM更聪明——筛选后只算可见行，且能切换求和、平均、计数等11种汇总方式。

• =SUBTOTAL(9,A2:A100)中的9代表SUM，109代表“忽略隐藏行的SUM”
• 筛选状态下，普通SUM仍算全部，SUBTOTAL只算当前看到的数据
• 配合自动筛选或切片器，是制作动态看板的底层支撑

这些函数不是死记硬背，而是理解“我要做什么→哪个函数能帮我→怎么写对参数”。先挑3–5个高频的练熟，再逐步扩展，两周内你就会发现表格处理快得不像话。

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