Word文档怎么创建邮件合并_Word文档邮件合并生成批量信件

通过Word邮件合并功能可批量生成个性化信件：先创建主文档模板并准备含收件人信息的Excel数据源，接着在“邮件”选项卡中选择“信函”类型并导入数据源，然后插入姓名、地址等合并域，预览确认格式无误后，执行“完成并合并”生成包含所有信件的单一文档。

如果您需要向多个收件人发送格式相同但个人信息不同的信件，可以通过Word文档的邮件合并功能快速生成批量信件。以下是实现邮件合并的具体步骤：

一、准备主文档和数据源

邮件合并需要一个主文档作为模板，以及一个包含收件人信息的数据源文件（如Excel表格或Access数据库）。主文档中将插入可变字段，数据源中的每一条记录会对应生成一封个性化信件。

1、打开Word文档，创建信件的基本内容，例如信头、正文、结尾敬语等。

2、确保您已准备好包含姓名、地址、邮箱等信息的Excel文件，并保存在易于访问的位置。

3、点击Word菜单栏中的“邮件”选项卡，进入邮件合并操作界面。

二、启动邮件合并向导

通过邮件合并向导可以逐步完成文档设置，确保每个环节正确无误。向导会引导您选择文档类型、数据源及插入合并域。

1、在“邮件”选项卡中，点击“开始邮件合并”，选择“信函”类型。

2、点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”，浏览并选中您的Excel文件。

3、在弹出的窗口中选择包含数据的工作表，确认数据首行包含列标题。

三、插入合并域

合并域是代表每位收件人具体信息的占位符，如姓名、地址等。这些字段将从数据源中提取并在最终文档中替换为实际值。

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1、将光标定位到需要插入姓名的位置，点击“插入合并域”，选择“姓名”字段。

2、依次在相应位置插入“地址”、“城市”、“邮政编码”等其他必要字段。

3、可在适当位置添加问候语，例如“尊敬的«姓名»：”，系统会在预览时自动替换为具体姓名。

四、预览并完成合并

在正式生成文档前，应预览几封信件以检查格式是否正确，字段是否准确显示。确认无误后即可生成最终文档。

1、点击“预览结果”，使用左右箭头查看不同收件人的信件内容。

2、若发现格式错乱，可返回编辑主文档调整布局，注意避免字段跨行断裂。

3、点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”，系统将生成一个新的Word文件，包含所有信件。

4、在弹出对话框中选择“全部”，点击“确定”，即可生成完整的批量信件文档。

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