Word2013如何使用邮件合并功能_Word2013邮件合并的批量处理技巧

使用Word2013邮件合并功能可批量生成个性化文档，首先创建主文档并连接Excel数据源，接着插入合并域以填充个性化信息，然后预览并筛选收件人列表，最后完成合并生成独立文档或打印输出。

如果您需要向多个收件人发送格式相同但内容个性化的文档，例如通知、邀请函或工资条，Word2013的邮件合并功能可以高效完成这一任务。以下是实现邮件合并的具体操作步骤：

一、准备主文档和数据源

邮件合并的第一步是创建主文档并连接外部数据源，主文档包含固定内容和可变字段。数据源通常为Excel表格，其中每一列对应一个字段，每一行代表一条记录。

1、打开Word2013，新建一个空白文档作为主文档。

2、在菜单栏选择“邮件”选项卡，点击“开始邮件合并”，选择“信函”或其他适合的文档类型。

3、点击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，然后浏览并选中您的Excel文件。

4、在弹出的窗口中选择包含数据的工作表，确保第一行包含列标题（如姓名、地址等）。

二、插入合并域

合并域用于在主文档中标识哪些位置将被数据源中的具体信息替换。正确插入合并域是实现个性化内容的关键。

1、将光标定位到需要插入变量的位置，例如称呼处。

2、点击“插入合并域”，从下拉列表中选择“姓名”或其他对应字段。

3、确保每个合并域前后留有适当空格或标点，避免文本粘连。

4、继续插入其他所需字段，如地址、电话号码等，形成完整的个性化内容结构。

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三、预览和编辑收件人列表

在正式生成文档前，可通过预览功能检查合并效果，并对收件人范围进行筛选或排除。

1、点击“预览结果”按钮，查看第一条记录的合并效果。

2、使用左右箭头浏览不同记录，确认格式是否正确。

3、若需排除某些记录，点击“编辑收件人列表”，在弹出窗口中取消勾选不需要的条目。

4、可在此界面应用筛选条件，仅保留符合特定标准的记录参与合并。

四、完成合并并生成文档

当所有设置无误后，可将合并结果输出为独立文档或直接打印，便于批量处理。

1、点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”以生成包含所有记录的新文件。

2、在弹出对话框中选择“全部”记录，点击“确定”。

3、系统将自动创建一个新的Word文档，每条记录作为一个独立页面呈现。

4、生成后的文档可进一步调整格式或保存为PDF以便分发。

以上就是Word2013如何使用邮件合并功能_Word2013邮件合并的批量处理技巧的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！